Administrative Affairs manager:astf

Job description:

An international scientific NGO is seeking to staff member specializing in the Department of Administration
Job Title: Administrative Affairs manager
•        Characteristics and Duties:
•        University Degree in Business Administration /Commerce / Law or any other relevant field
•        Minimum 10 years of Experience in the field of Administrative Affairs and Procurement.
•        Develops and implements short- and long-term procurement strategies designed to reduce costs and improve quality and service while meeting Institution goals and objectives and works closely with Institution staff to ensure these measures are achieved.
•        Promotes a positive, productive, and ethical work environment. Promotes advancement of the Institution and its reputation as an organization committed to excellence as an scientific and research institution and as an employer.
•        Human resources management and development according to the needs of the organization.
•        Follow-up administrative duties and functions of staff in accordance with the rules and regulations in force in the organization.
•        Develop and coordinate the administrative tasks of the staff.
•        Management, organization and follow-up works of the organization.
•        Organization and follow-up logistics for conferences, seminars and events.
•        Evaluating the performance of administrative staff.
•        clarify job expectations and standards and establish future goals.
•        Participates in the design and utilization of Institution administrative systems to ensure maximum effectiveness; keeps abreast of system enhancements/potentials and recommends changes as appropriate ,In accordance with Institution guidelines, oversees operating budget and is accountable for team and individual performance and professional development.
•        Performs related duties as required.
إعلان عن وظيفة مدير شؤون اداريه
مؤسسة علمية تبحث عن موظف يختص في إدارة الشؤون الادارية
المسمى الوظيفى : مدير شؤون اداريه
مواصفاتة ومهامة:
•        درجة جامعية في إدارة الأعمال / المحاسبة / القانون او اي مجال اخر ذات صله.
•        الخبرة لا تقل عن 10 سنوات في الشئون الادارية و المشتريات.
•        المتابعة الادارية لواجبات ومهام الموظفين وفقاً للانظمة واللوائح المعمول بها في الموسسة .
•        تطوير وتنسيق المهام الادارية للموظفين .
•        وضع وتنفيذ استراتيجيات الشراء قصيرة الأجل وطويلة الأجل التي تهدف إلى خفض التكاليف وتحسين الجودة والخدمة في حين تحقيق أهداف المؤسسة وأهدافها ويعمل عن كثب مع موظفي المؤسسة لضمان تحقيق هذه التدابير.
•        ادارة و تنظيم ومتابعة الاعمال اللوجيستية للمؤتمرات والندوات والاحداث .
•        ادارة الموارد البشرية وتطويرها وفق احتياجات المؤسسة .
•        تقييم اداء الموظفيين ادارياً .
•        يشارك في تصميم واستخدام أنظمة المؤسسة الإدارية لضمان أقصى قدر من الفعالية, وفقا للمبادئ التوجيهية للمؤسسة ، ويشرف على ميزانية التشغيل ويكون مسؤولا عن الفريق والأداء الفردي والتطوير المهني .
•        يعزز بيئة عمل إيجابية ومثمرة واخلاقية, يعزز تقدم هذه المؤسسة وسمعتها بوصفها منظمة ملتزمة التفوق كمؤسسة علمية وبحثية.
•        يخطط وينظم وينسق الإدارة الداخلية للمؤسسة, يشارك في صياغة سياستها الإدارية.
•        يشرف على جميع العمليات الإدارية التي يحتاج إليها العمل وخدمة الإدارات المختلفة.
•        يدرس ويقيم ويطور الأساليب والنظم الحالية المتبعة في المؤسسة بما في ذلك نظم إدارة وحفظ المعلومات.
•        يطور الدورة المستندية والمحفوظات وكل ما يتعلق بحفظ المراسلات والأوراق والسجلات والتقارير مما يسهل الحصول على المعلومات المطلوبة في أقصر وقت ممكن.
•        يتأكد من مراعاة المؤسسة للالتزامات القانونية ذات الأثر عليها ويراقب تطبيقها، يضع الخطة الشاملة لتنظيم العمل في إدارته.
•        إدارة وتنظيم المشتريات واحتياجات المؤسسة للمطبوعات والمواصلات وغير ذلك من الخدمات الخاصة والعامة.
•        يضع نماذج المطبوعات المكتبية ويحدد الغرض من كل نموذج ويتأكد من كفاية هذه النماذج لتحقيق المستويات المطلوبة من حيث تبسيط وتنظيم الاعمال.
•        يوفر الخدمة المنتظمة للإدارات والوحدات المختلفة.
•        يشرف على إعداد البيانات والإحصاءات التي تطلب من الإدارة.
•        يراجع التقارير الدورية التي ترد إلى الإدارة ويشرف على تحليلها, ويدرس المشاكل التي تبرزها ويضع الحلول لها.
•        يشرف فنيا وإداريا على العاملين تحت إدارته ويعمل على رفع وتنمية كفاءتهم، يراعي تطبيق مرءوسيه لتعليمات السلامة والصحة المهنية.
•        الامتثال لجميع التعليمات والتوجيهات على النحو المطلوب.

Skills:

•        Excellent Computer skills, Advanced MS Office is required.
•        Excellent in Arabic & English (Reading, Writing & Oral).
•        Negotiation Skills.
•        Analytical Skills.
•        Decision Making Skills.
•        مهارات ممتازة في الحاسب الآلي، وبرنامج مايكروسوفت أوفيس.
•        ممتاز باللغتين العربية والانجليزية (قراءة وكتابة وتحدث).
•        مهارات التفاوض, المهارات التحليلية, مهارات اتخاذ القرار.

Apply Online